Datenschutzhinweise Microsoft Forms

1. Vorwort

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir (solamento Reisen GmbH, Güterstr. 23 B, 45219 Essen – im Folgenden „solamento“) über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammen mit der Nutzung von „Microsoft Forms“.

Wir nutzen das Tool „Microsoft Forms“, um Umfragen durchzuführen und ein Kündigungsformular für Vertragspartner (Reiseberater) bereitzustellen. (nachfolgend: „Online-Meetings“). Microsoft Forms ist Teil von Microsoft Office 365 ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited.

Bitte beachte, dass diese Datenschutzhinweise dich nur über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn du an einer Umfrage teilnimmst oder das Kündigungsformular nutzt. Soweit du die Internetseite von „Microsoft-Forms“ aufrufst, ist der Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt. Falls du Informationen über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigst, bitten wir dich, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen.

2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

solamento Reisen GmbH

Güterstr. 23 B | 45219 Essen

Telefon: 02054-8603060 | info@solamento.de

3. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst du wie folgt:

per Post mit dem Betreff: „Datenschutzbeauftragte“

solamento Reisen GmbH, Güterstr. 23 B, 45219 Essen

E-Mail: datenschutz@solamento.de

4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Profildaten (z. B. dein Nutzername, wenn du diesen angibst, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache)
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Im Falle des Kündigungsformulars für Reiseberater zusätzlich:

• Agenturnummer
• Kündigungstermin
• Kündigungsgrund

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Umfragen“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Deine Einwilligung). Nimmst du an einer anonymen Umfrage teil, so enthält deine Antwort keine Kontaktinformation und kann nicht zu dir zurückverfolgt werden.

Die Teilnahme an unseren Umfragen ist freiwillig. Soweit du durch die Teilnahme an der Umfrage eine Einwilligung erteilst, ist die Rechtsgrundlage dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch Widerruf oder Nichterteilung der Einwilligung entstehen dir keine Nachteile. Sofern Umfragen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgen, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, geschieht diese gemäß § 26 BDSG. Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1lit. b DSGVO. Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über das Kündigungsformular ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung deiner Daten ist erforderlich, um Deinen Kündigungswunsch bearbeiten und den Vertrag beenden zu können. Die Verwendung eines Kündigungsformulars über Microsoft Forms erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Durch die Verwendung eines Kündigungsformulars können wir sicherstellen, dass du alle wichtigen Informationen, die de Vertragsbeendigung betreffen, zur Kenntnis nimmst, und unsere internen Prozesse standardisieren.

Die Formular-Inhaber haben Zugang zu Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft grafisch aufbereitet und sind für die Formular-Inhaber verfügbar. Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch die Formular-Inhaber abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „MS Forms-Umfragen und Formularen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern die Daten nicht gerade zur Weitergabe bestimmt oder zur Zweckerfüllung erforderlich sind. Sofern externe Dienstleister für die Zweckerfüllung eingesetzt werden, können Daten an diese zweckgebunden weitergegeben werden.

Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

7. Rechte betroffener Personen

Microsoft Forms bietet dir die Möglichkeit, auf unsere Fragen zu antworten. Bitte prüfe sorgfältig, welche personenbezogenen Daten du mit uns über Microsoft Forms teilst.

Das geltende Datenschutzrecht gewährt cir gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung ceiner personenbezogenen Daten umfassende Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), über die wir cich nachstehend informieren:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

Wenn wir deine personenbezogenen Daten auf der Basis eines Interessenausgleichs verwenden, kannst du der Verwendung deiner Daten widersprechen. In diesem Fall werden wir deine Daten nicht mehr verwenden, es sei denn, unsere Interessen überwiegen.

8. Änderung dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

(Stand: Juni 2024)